La dématérialisation et les innovations digitales en entreprise ont poussé à l’utilisation davantage de la signature électronique. Le document peut ainsi être signé à distance. Il permet notamment de certifier rapidement des dossiers et de les envoyer immédiatement après leur signature. Quelles sont les caractéristiques de cette nouvelle forme de signature ?
Une signature électronique, c’est quoi ?
La signature électronique est un outil digital permettant de valider et d’authentifier des documents électroniques. Elle est utilisée pour remplacer la signature manuscrite et constitue pour cela un mécanisme sécurisé et vérifiable. Elle diffère notamment de la signature scannée et de la
signature numérique dans le fait que ces derniers ne permettent pas de prouver un consentement. Ainsi, les objectifs principaux de l’utilisation de la signature électronique consistent à rapporter la preuve du consentement, d’authentifier l’auteur de la signature et de garantir l’intégrité du document électronique signé. Cette forme de signature revêt d’ailleurs plusieurs caractéristiques. Elle doit tout d’abord être authentique, c’est-à-dire révéler l’identité du signataire. Ensuite, elle doit être infalsifiable et non réutilisable par d’autres personnes. De ce fait, son déplacement vers un autre document ne doit pas être possible. À part cela, la signature électronique est un outil irrévocable et inaltérable, c’est-à-dire que le document ne peut plus être modifié et contesté une fois que la signature a été validée. Trouvez plus d'informations sur
universign.com
Quels sont les types de signature électronique ?
Il existe plusieurs types de signatures électroniques selon leur niveau de sécurité. L’enjeu du document ainsi que son usage va conditionner le niveau de signature à choisir. Plus ce niveau de sécurité est élevé, plus la contestation de la validité du document signé sera difficile dans le cas d’un litige. Le premier niveau appartient à la signature électronique simple. Dans ce cas, la validation de la conformité du document consiste à cocher une case. Le niveau deux concerne la signature électronique avancée. Le signataire utilise notamment une clé privée lui permettant de
signer un document pdf en toute sécurité. De ce fait, la signature permet d’assurer l’intégrité de l’acte signé, de lier la signature à son auteur et d’identifier le signataire. Pratiquement, l’auteur doit télécharger sa pièce d’identité sur la plateforme de la structure chargée de gérer la réalisation de la signature électronique. Le prestataire doit d’ailleurs procéder à son authentification et réaliser des contrôles. Le niveau avancé reste le type de signature électronique le plus employé en entreprise. Enfin, le niveau trois est le plus fort sur le plan juridique et technique. Il s’agit de la signature électronique qualifiée. Elle demande la validation en amont de l’identité du signataire par un organisme de certification électronique et l’utilisation d’une clé de signature.
Pourquoi utiliser la signature électronique ?
Que ce soit pour l’expéditeur ou le destinataire, la
signature électronique pdf constitue un outil au service de la productivité, car elle permet des gains de temps et d’argent considérables. En effet, elle facilite amplement l’échange et l’envoi de documents qui peuvent se réaliser par l’utilisation d’un smartphone, une tablette ou un ordinateur. Par ailleurs, les frais de déplacement et d’envoi, les coûts des impressions et de l’achat de papier sont supprimés. Il s’agit alors d’un moyen plus économique. De plus, la version électronique accélère la procédure de signature. Cela peut se faire en quelques secondes. Le document peut d’ailleurs être parafé de manière simultanée par les signataires. À part cela, l’avancement des dossiers peut être suivi en temps réel. Ce qui peut faciliter une relance dans le cas où cela est nécessaire. Les identités des signataires peuvent également être identifiées à chaque progression des procédures. L’intégrité des données doit notamment être garantie par un prestataire de signature électronique habilité. Les données dématérialisées sont donc sécurisées. Enfin, les démarches administratives courantes dans une entreprise sont allégées grâce à la signature électronique et les conditions de travail des employés seront ainsi améliorées.
Quelle est la valeur juridique d’une signature électronique ?
Au niveau de l’Union Européenne comme en France, la valeur juridique d’une
signature électronique pdf est la même qu’un acte manuscrit. L’écrit sur support papier et l’écrit électronique ont donc la même force probante. Toutefois, cette équivalence est appliquée pour la signature électronique qualifiée seulement. Une signature électronique avancée peut être acceptée dans le cadre d’une commande publique. Pour cela, un prestataire de la solution de signature électronique doit intervenir pour authentifier et valider l’acte. Il doit notamment respecter la réglementation liée à la protection des données et doit garantir l’identité des signataires. Par ailleurs, la réglementation qui cadre l’usage de cette forme de signature est très stricte. Tous les types de documents essentiels qui demandent un consentement comme les actes notariés, les documents juridiques, les documents comptables, les devis, les mandats et compromis de vente, les bons de commande, les factures, les contrats de travail, etc., peuvent recevoir une signature électronique. Bref, il s’agit d’un acte sécurisé et bien cadré.
